Här ges anvisningar för uppgifter som förekommer för alla avskrifter oavsett om det rör sig om födda, vigda eller döda.
Obligatoriska kolumner, titel markerad med grönt nedan, skall fyllas i om uppgiften finns. Övriga kolumner, markerade med grått nedan, fylls i efter behov.
Datum
Skrivs ååmmdd.
Är det någon siffra som är otydlig, skriv istället 00 (nollor), fyll i ett E under kolumnen Status. Kompletterande information kan ges i kolumnen Registeringsanmärkning.
Personnamn
Stava namnen genomgående lika. Skriv ut kompletta patronymikon även om källan innehåller förkortningar, t.ex. skrivs Andersdr och Andersdtr som Andersdotter.
Släktforskarförbundets namnlista innehåller värdefull information om namn och dess stavning.
Titel
Används för titlar och yrken. Skriv ut förkortningarna, särskilt i följande fall
- dr, drg = dräng
- p, pig. = piga
- åb. = åbo
- torp., tp = torpare
- sold. = soldat
- arr. = arrendator
- inh., ihs. = inhyses
- bm. = båtsman
- bond. = bonde
- hmeg. = hemmansägare
- art. = artillerist
- husm., hsm = husman
Änka/änkling är inte ett yrke utan ett civilstånd men uppgiften skrivs i yrkesfältet. Står även ett yrke nämnt, skriv änka/änkling EFTER yrkestiteln (”Torpare, änkling”).
Ortsnamn
Med ortnamn menas gårds-, by- och församlingsnamn i första hand, men även fastighetsbeteckningar. Skriv ut Stora, Lilla, Södra, Västra, Norra, Nedre, Östra, Övre etc. Förkortningar av gårdsnamn kan vara Södergl – skriv då Södergården. Skriv ut ST som soldattorp, RT ryttartorp, GT grenadjärtorp, DT dragontorp, HT husartorp. B kan stå för backstuga.
Stavning kan kontrolleras i husförhörslängdernas register .
Även Geografiskt – Statistiskt Handlexikon öfver Sverige innehåller värdefull information om ortsnamn.
Platserna skrivs från stor till liten, by före gård före torp, t.ex. ’Ulfstorp torpet Fällan’ eller ’Ulfstorp, Fällan’, använd inte ordningen ’Fällan under Ulfstorp’. Om det är en annan församling som nämns, t ex. att mannen vid vigseln är från Byarum så skriv Byarums församling, står det en gård också så skriv Ljungarums församling, Strömsberg; Ödestugu församling, Fällan. Om det är utanför länet och det framgår tydligt, lägg till det i Övrigt kolumnen t ex Östergötlands län, Linköping.
Det förekommer ibland en slags oäkta adressuppgift i kyrkböckerna, t ex ”Litt. F”, ”Särskilda förteckningen”, ”Socknens slut”, ”Avskedade”, ”Änkor” m.m. Detta är en hänvisning till platsen i husförhörslängden och ska därför behandlas som om den var en vanlig ort och skrivs in i boendeort-fältet.
Ibland uppges ingen ort utan adressen sägs t.ex. vara ”hos Per Olsson”. Detta brukar gälla i fall där någon är tjänstefolk och arbetsgivarens namn uppges i stället för adressen. Då skrivs som boendeort ”Per Olssons gård” eller ”hos Per Olsson”.
Ålder
Skrivs åå år mm månad(er) dd dag(ar).
Källa
Källuppgift (församling, volym, littera osv. för kyrkboken som skrivits av) = t.ex. Adelöv C:1, Adelöv, SCB-Födda 1935, etc. Skriv av originalboken i första hand, inte SCB-avskrift.
Sida
Sida i originalboken.
Status
Ange E om det finns delar av avskriften som är svårläst/oläslig. Ytterligare kommentarer kan ges i kolumnen Registreringsanmärkning.
Genus
M för man, K för kvinna.
Övrigt
Intressanta uppgifter i källan som inte har en egen kolumn i mallen.
Registreringsanmärkning
Ibland finns osäkerhet vid tolkningen av originaltexten. Detta anges genom att skriva E under kolumnen Status. I detta fält (Registeringsanmärkning) kan ytterligare kommentarer rörande tolkningar göras
Specialtecken
Semikolon (;) får inte användas.
Undvik minustecken/bindestreck (-)
I gammal text förkommer ibland bokstaven ÿ/Ÿ som betyder antingen y eller ij. T.ex. om det står “bÿ” skriv “by”, om det står “wÿk” skriv wijk.